Questions fréquentes gérance

Vous trouverez ci-dessous la réponse à vos questions les plus fréquentes comme gérance sur le logiciel d’Immodating. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez une autre! Si vous êtes candidat à  la location, vous trouverez réponse dans les FAQ candidats.

Après signature du contrat, vous recevrez une documentation détaillée sur l’utilisation du logiciel. Une première formation est offerte gratuitement à chacune des agences de votre gérance. Immodating SA propose également d’autres formations en cas de besoin.

Le contrat de logiciel et service avec Immodating SA a une durée de 12 mois.

Vos listes de candidats aux mariages proviennent de 3 sources:

1) Candidats refusés: Lors de la soumission de leur dossier à votre gérance, les candidats peuvent en effet s’ils le souhaitent cocher la case « Je souhaite recevoir d’autres offres de location ». Si c’est le cas et que vous les refusez (sans décocher la case « Recontactable » qui les mets sur vos listes), il feront parties de vos listes gérance.

2) Candidats en attente plus de 15 jours: Les candidats ayant souhaité recevoir des offres de location dans leur dossier à votre gérance et qui n’ont pas eu de réponse de la gérance pendant 15 jours deviennent recontactables dans les listes de votre gérance.

3) Candidats d’Immodating: Les candidats qui se créent un compte directement sur Immodating, sans passer par votre site de gérance, sont accessibles à toutes les gérances clientes (selon leur plan tarifaire). Toutefois, les profils sont rendus anonymes pour respecter la vie privée de utilisateurs.

Les autres gérances n’ont en aucun cas accès à vos listes de candidats (points 1 et 2 ci-dessus).

Oui absolument!

Une fois le dossier candidat soumis, la gérance est propriétaire des données clients et peut les exploiter librement dans le cadre légal en vigueur bien sûr. Au final, c’est toujours le candidat qui est propriétaire de ses données.

La gérance donne juste le droit à Immodating d’utiliser librement le contenu des dossiers soumis pour (a) le bon fonctionnement des applications, (b) permettre aux candidats de ré-utiliser leurs informations pour tout dossier ultérieur y compris une autre gérance, et (c) établir des statistiques agrégées.

La tarification d’Immodating est basée sur:

1) La valeur ajoutée que le logiciel vous apporte en optimisant

  • gain de temps,
  • impact positif sur l’image de la gérance,
  • réduction des vacants,
  • réduction des impayés.

2) Concrètement, les tarifs dépendent du nombre d’accès gérance que vous utiliserez d’une part et du nombre d’objets que vous publiez d’autre part.

  • Les utilisateurs sont généralement les gérants, assistants de gérances actifs à la location qui accèdent au logiciel pour traiter les dossiers sous Immodating.
  • Chaque objet publié sur votre site web, typiquement l’entier des bien passant par votre passerelle.
  • Les tarifs sont payables annuellement.

Organisons ensemble un entretien sans engagement afin d’évaluer la valeur ajoutée et l’investissement pour votre gérance.

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Le logiciel d’Immodating permet de paramétrer si la visite est obligatoire et même pour quels objets.

Par défaut, la visite est obligatoire avant la soumission de dossier, mais il peut facilement être modifié.

Exemple: un candidat qui n’a pas visité ne pourra pas remplir son dossier en ligne. Si le candidat dit avoir visité, on lui demande la date de sa visite et son contact (questions obligatoires). Par expérience, la gérance peut facilement vérifier ces informations.

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En 3 mots, TOUT EST POSSIBLE!

  • Immodating est flexible. La configuration de base ne couvre pas de différences considérables dans le contenu du dossier, mais plutôt des décisions quant aux questions et documents obligatoires.
  • De même, Immodating est TOUJOURS disposé à réaliser des développements personnalisés pour répondre au mieux à vos besoins. Immodating est toujours trés réactif, ajouté à une plateforme conçue pour être très flexible, cela  permet donc un temps de création très rapide.

Autrement dit,  le bouton « Dossier en ligne » est-il uniquement visible sur le site de la gérance ou peut-on le retrouver sur Homegate, ImmoStreet, ParuVendu, etc.?

  • Non, le bouton est UNIQUEMENT affiché sur votre site internet. Le visiteur est invité à soumettre son dossier depuis votre site ce qui augmentera votre trafic et ainsi votre référencement naturel.
  • CONSEIL: vous pouvez ajouter un texte automatiquement à la fin de chacune de vos annonces qui indique: « Si vous souhaitez soumettre votre dossier, veuillez le faire via le lien www.XXXX ». Etant donné que vos descriptifs sont transmis à l’annonceur, ce texte s’y retrouvera également.

 

Absolument, le système peut être configuré selon le type d’objets et les spécificités de la gérance.

  1. Immodating doit simplement être informé au travers du flux que l’objet est différent (colonne type d’objet par exemple), ou encore connaître les paramètres récurrents qui le rendrait différent (par exemple si le titre contient HLM c’est un subventionné, etc.).
  2. Une fois informé, un interface spécial doit être développé pour ces objets. Par défaut Immodating gère déjà différemment une série d’objets (parking, subventionnés, etc.) et un développement personnalisé pourra s’imposer pour changer l’interface au delà. Tout est possible!

 

Non, il est impossible de « black-lister » des candidats.

L’outil de gestion d’Immodating vous permet de re-contacter des candidats ayant été refusés afin de leur offrir d’autres objets qui leur correspondent.

Lorsque vous refusez un ou des candidats, une option s’affiche nommée ‘Recontactable’ à côté de chaque candidat.

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  • Si vous la laissez cochée, toutes les agences de la régie pourront re-contacter ces candidats pour leur offrir d’autres objets immobiliers correspondant. Il est recommandé de laisser la case cochée.
  • Même si un candidat n’est pas ‘recontactable’, il pourra toujours soumettre son dossier, il ne rentrera juste pas sur vos listes. On ne peut en effet pas empêcher un candidat de postuler pour un logement. Par contre vous pouvez choisir avec cette option de ne pas activement le solliciter.
  • Les candidats locataires peuvent à tout moment modifier leurs paramètres pour (a) changer leurs critères de recherche, ou (b) ne plus apparaître dans les listes de candidats potentiels. Pour ce faire, ils n’auront qu’à se logger sur www.immodating.ch et à l’indiquer.

Immodating est configuré pour envoyer l’email relatif aux nouveaux dossiers à la personne indiquée comme responsable de l’objet dans l’annonce qui lui est transmise par votre système de gérance.

regie-emailnouveaudossier

Si vous ne recevez pas cet email, voici quelques pistes à vérifier:

  1. Regardez si vous êtes bien le gérant de l’objet dans le système. 
    • Allez dans Immodating,
    • Dans la page de l’objet. Vous trouverez une section avec le nom et l’email du gérant. Cette adresse email est-elle correcte ?
      regie-objet-gerant
    • Si la mauvaise personne est indiquée dans la page de l’objet et que vous souhaitez la changer, veuillez contacter votre administrateur système pour faire le changement au sein de votre système de gestion directement.
  2. Mettez à jour votre liste de contact.
    • Si vous ne recevez pas cet email et que vous êtes bien cette personne, il est possible que votre filtre anti-spam empêche l’email d’arriver à votre boîte de réception.
    • Pour éviter cela, ajouter no-reply@immodating.com ainsi que support@immodating.com dans la liste des email dits sûrs dans Outlook. Vous devriez maintenant recevoir les emails.
  3. Contactez Immodating si cela ne suffit pas!

Non, c’est automatique!

Vous ne devez pas soumettre de nouveau les données de l’objet immobilier dans Immodating, l’actualisation est automatique. Dès que vous publiez l’objet sur le site internet de votre gérance avec votre système de gestion standard (Quorum, ILSA, Portia, REM, AbaImmo, système propre, etc.), l’information est également transmise à Immodating. Voici le processus détaillé et quelques prises d’écran de divers systèmes:

A) Publication de l’annonce

  • Dès que vous marquez un logement ‘vacant sur internet’ dans votre système de gérance standard, les détails de l’objet sont transmis à Immodating automatiquement.
  • La transmission se fait soit une fois par jour, soit en instantané, cela dépend de vos systèmes.
    gerance-systeme-ilsa1
    gerance-systeme-ilsa2
    gerance-systeme-portia1

 

B) Bouton sur l’annonce
Toute annonce de logement et/ou de parking de votre site internet aura un bouton ‘inscription en ligne’ qui sera présent. Un simple clic sur le bouton leur permettra de commencer leur dossier en ligne.

            locataire-boutonannonce

 

C) Objet dans l’outil de gestion Immodating
Vous verrez l’objet apparaître dans votre interface de gestion Immodating. Les dossiers s’afficheront et vous pourrez procéder à votre sélection comme d’habitude.
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D) Alerte nouveau dossier
Par défaut la personne gérante de l’objet dans votre système de gérance et indiqué sur l’annonce sera automatiquement notifiée de tout nouveau dossier reçu. Ceci peut bien sûr être configuré.

regie-emailnouveaudossier

 

Certains utilisateurs de gérance ont également opté pour recevoir tous les dossiers de tous les objets de leur agence (car ils ne sont pas inscrits comme gérant de l’objet par exemple). Ce paramètre est établi lors de la création de votre compte. N’hésitez pas à contacter Immodating pour modifier vos paramètres si besoin.

Si un candidat locataire a des questions relatives à Immodating, veuillez l’orienter sur le site candidats d’immodating (www.immodating.ch). Ce dernier contient:

  • Une section relative aux questions fréquentes pour les candidats (www.immodating.ch/fr/faq), disponible en plusieurs langues.
  • Les informations pour une prise de contact par email (hotline@immodating.com) et téléphone au 032-504-1895 (lun-ven, 9-17h).
  • L’email est la solution préférée car elle offre une plus grande sécurité de traitement et de suivi de la demande et nous permet de répondre également le soir et le week end.

Il n’est pas recommandé de rendre obligatoire la soumission par dossier électronique pour les objets VIP.

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  • Par expérience, les VIP apprécient tout particulièrement de pouvoir soumettre leur dossier en ligne avec l’outil car disponible à toute heure et surtout accessible en français, anglais, ou en allemand.
  • Toutefois, pour les objets de type VIP, le dossier électronique doit être présenté comme un moyen supplémentaire offert pour soumettre leur candidature.

Cas pratiques observés chez certains gérants VIP: digitaliser le dossier reçu sous format papier pour les VIP préférant le système traditionnel par un(e) assistant(e)/réceptionniste.En effet, le dossier électronique d’Immodating offre un rendu plus qualitatif et professionnel aux propriétaires.

Une fois que vous avez identifié la personne que vous souhaitez pour la location, il est recommandé de communiquer les décision avec Immodating dans un ordre similaire à celui pratiqué actuellement sous le format papier. Il s’agit en effet

  1. Accepter la personne dans Immodating ce qui la préviendra que la rédaction du bail est en cours
  2. Rédiger le bail dans votre système de gestion habituel (Ilsa, Portia, Quorum, etc.),
  3. Attendre que le bail soit retourné et signé par le candidat,
  4. Refuser les autres candidats (sauf ceux qui immédiatement ne répondent pas aux critères qui peuvent être refusés avant)

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La plus grande différence est que le locataire sortant ne doit plus apporter de dossiers papier à la gérance pour mettre fin à son bail lors de résiliation anticipée.

Le locataire sortant doit présenter des candidats qui devront eux-mêmes soumettre leur dossier en ligne par le système Immodating. Aucun dossier papier ne devra être reçu à l’agence même pour ces cas.

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L’approche est également préférable pour le candidat locataire qui devait jusqu’à présent ‘remettre’ au locataire sortant toutes ses informations personnelles, avec le risque associé de vol d’identité et de confidentialité (salaires, etc.).

En pratique:

  1. Lors de la soumission de dossier par ce candidat ‘recommandé’, il devra renseigner la manière dont il a appris la libération de l’appartement et indiquer tout simplement ‘locataire sortant’.
    locataire-dossier-liberationobjet
  2. Par ailleurs à la section ‘référence’ il indiquera également le nom du locataire sortant.
    locataire-dossier-personnereferante
  3. Le locataire sortant mentionnera à la régie le nom des personnes qu’il a lui-même recommandées et qui auront, dans les faits, déjà soumis un dossier en ligne ou le feront prochainement.

L’outil de traitement des dossiers d’Immodating est disponible 

  1. Pour les logements (appartement, villas, studio, etc.) y compris pour les objets subventionnés.
  2. Pour les places de parking (intérieur, extérieur, etc.).

ATTENTION: Immodating ne permet pas encore de recevoir des dossiers électroniques pour les locaux commerciaux.

En conséquence, le bouton ‘inscription en ligne’ n’est actuellement affiché que sur les annonces de logement ou parking.

Non, il n’est pas interdit de recevoir des dossiers papiers: des exceptions sont mêmes recommandées.

Pour les objets en gérance (non VIP) il est en principe obligatoire pour les candidats de soumettre leur dossier en ligne, et vous d’exiger les dossiers sous ce format plutôt qu’à l’ancien format papier. Par expérience, la co-existence de dossiers papiers et électroniques rend le processus beaucoup plus lourd et compliqué pour la gérance.

Des exceptions sont toujours possibles au travers du papier, notamment pour les personnes véritablement sans Internet (très peu) ou très réticentes à l’usage de l’informatique. N’hésitez pas à les faire si besoin!

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Rappelons que le parcours électronique permet aux équipes de gagner du temps mais surtout d’améliorer la relation client. Plus de 96% des candidats locataires recommandent l’outil Immodating à d’autres régies (janvier 2013)!

Comme avant, l’annonce est mise en ligne au sein de votre programme de gestion standard (Ilsa, Portia, Quorum, etc.). Ensuite, comme avant, le candidat visite l’objet.

Ce n’est qu’une fois avoir visité que le processus de location change.

  • Le candidat va soumettre son dossier en ligne directement au lieu de venir à l’agence.
  • La régie traitera ensuite le dossier en interne, choisira ses quelques candidats favoris qu’elle rencontrera (si pas encore fait).
  • Elle acceptera ensuite un candidat.

Le bail reste rédigé comme avant. Vous pourrez également re-contacter et facilement des candidats préalablement refusés.

regie-processuslocatif

Non, Immodating recommande de continuer à rencontrer le locataire final, seul le moment de la rencontre change.

En effet, la seule différence est que le contact a lieu après que le dossier soit soumis et seulement pour les candidats sélectionnés. C’est un peu comme sur le marché de l’emploi, au lieu de rencontrer l’ensemble des candidats postulant et passer au final peu de temps avec chacun, vous pourrez, grâce aux économies de temps réalisés avec l’outil Immodating, rencontrer de manière plus intensive les candidats sélectionnés muni de leur dossier complet et à jour.

En pratique, voici un schéma expliquant le processus de rencontre:

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Comme vous pouvez le constater, la gérance continue de rencontrer les candidats mais à un moment différent du processus, et d’une manière plus qualitative au moment du choix plutôt que lors d’une récolte d’information générale. Un process efficace pour la régie et qui améliore la satisfaction et perception des candidats.

 

 

L’objectif est d’orienter  les candidats directement sur le site internet de la gérance pour soumettre leur dossier afin d’éviter qu’ils se présentent physiquement en l’agence . L’intérêt pour les candidats est réel, une bonne information est donc primordiale dès le début de la relation avec le client.

En pratique 3 moyens clés sont utilisés pour informer les candidats:

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1) Flyer sur présentoir. Vous distribuez un flyer d’information aux candidats se présentant à l’agence spontanément. Disposez des flyers sur un présentoir devant votre bureau en libre service.

2) Flyer derrière les listes. Vous ajoutez aux listes un flyer d’information les invitant à soumettre leur candidature en ligne. Il est recommandé d’agrafer une copie du document derrière les listes en dernière page.

3) Flyers au locataire sortant. Vous ajoutez à la lettre au locataire sortant une note lui demandant de distribuer le flyer aux visiteurs et lui expliquant que les dossiers sont soumis en ligne. Le texte à ajouter à la lettre au locataire sortant est le suivant dans chaque courrier résiliation:

« Nous vous remercions de bien vouloir remettre à tous les intéressés le flyer joint au présent courrier. »

+ dans la partie engagement : « Annexes : flyer à distribuer« 

Ces quelques outils de communication permettront d’informer les futurs candidats de la transmission en ligne de leur dossier réduisant ainsi le nombre de candidats se présentant en agence.

Dans les moments de doute, rappelez-vous des avantages de l’outil (24h sur 24, de chez vous, en 3 langues) et que 96% des candidats ayant soumis un dossier recommandent ce système à d’autres régies.

 

Si comme gérant vous pensez que la sécurité de votre mot de passe a été compromise c’est-à-dire que toute personne a pris connaissance de votre mot de passe, même un collègue, nous vous remercions d’immédiatement changer votre mot de passe dans l’interface d’Immodating. En effet, l’interface vous donne accès à des données extrêmement sensibles et d’autres personnes pourraient y accéder en votre nom.

regie-motdepassecompromis

Par ailleurs, nous vous remercions de rentrer en contact avec Immodating afin que nous vérifions qu’aucun accès non autorisé n’ait été effectué.

Pour changer votre mot de passe, voici la procédure à suivre:

  1. Sous Immodating
    Allez dans votre votre interface de gestion Immodating
  2. Roulette à droite
    Cliquez sur la petite roulette en haut à droite de votre écran, près de votre email
    regie-parametres-aller1
  3. Changer le mot de passe
    Suivez les instructions pour modifier votre mot de passe
    regie-parametres-mdp

 

Afin d’accéder à l’outil de gestion d’Immodating pour votre gérance, voici les étapes à suivre:

  1. Ouvrez votre navigateur internet, par exemple Internet Explorer, Chrome, ou Firefox.
  2. Entrez l’adresse web suivante https://secure.immodating.ch/control/login. Un lien plus direct vous a également peut-être été transmis.
    IMPORTANT: votre navigateur rentre en mode sécurisé, une zone verte apparaîtra en haut à gauche indiquant Immodating SA.
  3. Suivez les instructions sur la page.

Ce lien est également présent sur la page d’accueil du logiciel gérance d’Immodating tout en bas dans les liens utiles.

Immodating SA respecte la vie privée des utilisateurs locataires, c’est absolument essentiel. Les données concernées sont extrêmement sensibles et il est au coeur de notre modèle d’affaire d’agir avec le plus grand respect de la vie privée.

En résumé, le système est hautement sécurisé, la Politique de Vie privée est claire et transparente, et nous respectons la loi et jurisprudence.

Immodating-sécurité

 

Certains candidats vous diront peut-être qu’ils ne veulent pas mettre leur information sur internet . Il semble donc important que vous compreniez l’approche d’Immodating.

Immodating n’est absolument pas un réseau social et procède à l’inverse de Facebook.

  • Facebook rend les informations publiques sauf si la personne demande à en limiter la visibilité ce qui n’est d’ailleurs pas toujours aisé.
  • Immodating fait l’inverse: absolument tout reste complètement privé sauf si le candidat a demandé à partager ses informations. Concrêtement il s’agit des cas où il demande à soumettre son dossier à la régie ou lorsqu’il souhaite bénéficier d’offres avantageuses d’Immodating (offre d’assurance, déménagement, etc.).

En terme de sécurité, la sécurisation des données nécessite la mise en place de systèmes hautement sécurisés. Immodating stocke en effet pour le compte de la régie des données extrêmement confidentielles. Concrètement :

  • Les données sont stockées sur des serveurs situés dans des bâtiments cachés et-ou sous haute protection.
  • Les communications sont cryptées au travers de protocoles de sécurité SSL EV validé en externe.
  • Les données sont en Suisse et ne transitent pas par des pays considérés comme peu sûrs pour la gestion des données (tels les USA).
  • Les données les plus sensibles sont protégées par des systèmes de sécurité spécifiques pour rendre leur accès extrêmement difficile.
  • Les dossiers sont effacés après 1 an des systèmes et même les profils sont partiellement rendus anonymes après 1 an sans activité..

Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire les Conditions Générales et la Politique de Vie Privée d’Immodating.

Si comme gérant vous avez perdu votre mot de passe (password) ou que vous pensez que sa sécurité a été compromise, nous vous remercions rentrer en contact avec Immodating par email (pas par téléphone, par sécurité !).

Nous vous en fournirons un nouveau aussi rapidement que possible.

Pour changer votre mot de passe, voici la procédure à suivre:

  1. Sous Immodating
    Allez dans votre votre interface de gestion Immodating
  2. Roulette à droite
    Cliquez sur la petite roulette en haut à droite de votre écran, près de votre email
    regie-parametres-aller1
  3. Changer le mot de passe
    Suivez les instructions pour modifier votre mot de passe
    regie-parametres-mdp

Absolument! 

Il peut être pratique de recevoir un dossier papier mais de le rentrer tout de même dans le système afin d’avoir sa jolie présentation (pour le propriétaire…) ou simplement car il s’agit d’une personne sans internet parmi ses proches. Très pratique afin de digitaliser l’ensemble du processus.

Comment créer un dossier en ligne manuellement

  1. Aller sur la page de l’objet concerné dans votre interface gérance.
  2. Ensuite allez sous « Dossiers reçus ».
  3. Sous la liste des dossiers recus, vous verrez un bouton  ‘Nouveau’.
  4. Cliquez-le pour entamer la création d’un dossier manuel du côté régie.

regie-nouveaudossier

Remarques sur la création manuelle

  • Contrairement au formulaire des candidats, le dossier côté régie ne contient presque aucun champ obligatoire. Cela vous permet donc d’aller très vite et de ne soumettre que ce que vous avez à disposition et souhaitez.
  • En terme de document, vous pouvez ne soumettre qu’un seul fichier avec tous les documents scannés si souhaité, pas besoin de les ajouter un à un.
  • Seul désavantage du processus, au delà du temps requis pour taper, les personnes n’auront pas de compte et ne pourront donc pas être informées par email des décisions d’acceptation ou refus.

Non. Une fois un dossier soumis, il ne peut plus être modifié par le demandeur. En effet il se peut que vous l’ayez déjà soumis à la direction (ou au propriétaire) pour décision de sorte qu’une modification pourrait avoir des conséquences lourdes à gérer. Dans le futur, il est prévu de le permettre.

Si un candidat souhaite malgré tout modifier son dossier, il lui suffit de contacter Immodating qui lui re-rendra accessible et/ou fera les modifications directement.

Absolument, un dossier peut être supprimé à tout instant par un candidat – certaines conditions s’appliquent cependant.

A. Abandon durant la constitution du dossier

Si un candidat souhaite supprimer son dossier avant de le soumettre (parce qu’il a changé d’avis, etc.), il peut le faire à tout instant avec le bouton « Annuler » affiché sur chaque page du dossier. Une fois cliqué il lui sera indiqué que son dossier sera définitivement supprimé. La gérance n’est pas informée de ces suppressions de dossiers puisqu’elle n’en a pas pris connaissance en premier lieu.

B. Abandon après la soumission à la gérance

Si un candidat a déjà soumis son dossier, il peut retourner sur Immodating et cliquer « Abandonner » pour retirer sa demande ferme.

  • Avant de permettre la suppression du dossier, il lui sera indiqué que la gérance pourrait lui facturer certains frais (e.g. si il a été accepté par exemple la gérance peut facturer des frais en cas de désistement) selon les conditions de la gérance, et par ailleurs que le dossier restera accessible à la gérance pendant 60 jours. Une fois supprimé, la manoeuvre est définitive.
  • La gérance est immédiatement informée que la demande ferme a été retirée mais que le dossier reste accessible pendant 60 jours pour son téléchargement. Pour des raisons de respect de la législation relative à la vie privée, aucune copie n’est conservée par Immodating.

L’interface locataire de soumission de dossier est disponible aux candidats en français, anglais, et allemand. Une fois cette langue sélectionnée lors de la création de son compte, le candidat verra dans la langue choisie toutes les questions (par exemple ‘Nationality’ au lieu de ‘Nationalité’) et les réponses également dans sa langue (exemple ‘Switzerland’ au lieu de ‘Suisse’).

locataire-langue-francais    locataire-langue-britanique    locataire-langue-allemand

Les réponses des candidats apparaîtront automatiquement dans la langue de la gérance c’est-à-dire en français (l’option allemande est prévue dans le futur). Autrement dit, les données relatives à  un candidat qui aurait choisi ‘Nationality’ puis ‘United Kingdom’ apparaîtront simplement dans la section ‘Nationalité’ avec inscrit ‘Royaume-Uni’ en français dans l’interface de gérance. Seuls les champs manuels (par exemple Motivation pour cet objet: Because it’s beautiful…) resteront dans la langue d’origine et ne sont pas traduits. Pour identifier la langue que la personne a utilisée lors de sa soumission, la langue est indiquée dans le dossier dans les données de contact du côté gérance.

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Immodating met une hotline à disposition des candidats locataires et un email pour contacter la hotline. Vous ne ne traitez donc plus toutes ces questions (sauf cas rares). Ces informations sont affichées sur toutes les pages du dossier en ligne pour candidats.  

Il s’agit actuellement des coordonnées suivantes:

  • l’email hotline@immodating.com,
  • Numéro de téléphone 032-504-18-95 (numéro suisse au tarif local).

Les horaires d’ouverture de la hotline téléphonique sont de 9h à 17h du lundi au vendredi.

Nous répondons toutefois aux nombreux emails en continu, y compris les soirs et le week end.

La hotline candidats dénote une satisfaction de 99% à ce jour.

Même si le dossier est électronique, Immodating veut s’assurer que votre gérance ne perd pas le moindre candidat qui commence son dossier. Un processus de rappel a donc été mis en place pour aider les candidats et s’assurer que le minimum de candidats soit perdu.

A. Email de rappel

Si un locataire commence un dossier et qu’il ne le soumet pas, il reçoit automatiquement un email après 24h pour lui demander si tout va bien. On trouvera un exemple ci-dessous.
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B. Proposition d’aide

Après qu’un candidat locataire se soit inscrit sur Immodating, il reçoit également automatiquement un email après 48h pour voir si il ou elle a besoin d’aide, intitulé ‘Est-ce que je peux vous aider?’. Plus de 70% des personnes lisent cet email et certaines personnes répondent avec des questions.

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C. Articles de blog

L’email contient également un lien vers le blog d’immodating qui contient des conseils relatif au dossier de location en français et même en anglais. Cette éducation participe à vous faciliter la vie de gérance bien sûr.

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La réaction de nombreux candidats est de demander « Comment fait-on si on n’a pas l’internet ». Les personnes faisant cette remarque sont souvent en fait résistantes au changement et pensent aux « autres » qui n’auraient pas internet. En pratique, il a été démontré par Immodating que seules 4% des demandes sont faites par des personnes sans internet.

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  • Les personnes âgées ont peu de problème en fait. Elles ont l’habitude de faire appel à leur famille (enfants, etc.) pour ce genre de démarche administratives.
  • Pour les personnes résistantes au changement, il est recommandé de demander ‘Est-ce que personne ne peut vous aider pour le faire en ligne?’ et la grande majorité dira ‘Oui bien sûr, moi ca va’. Autrement dit le formulaire est absolument OK pour elles.

Script pour la gérance

Le script suivant est utile pour aider les réceptionnistes à gérer ces questions sur l’accès internet, et faire des exception « papier » si nécessaire (doit rester exceptionnel…). A noter que le logiciel permet également d’entrer manuellement un dossier du côté gérance.

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Alors qu’actuellement le locataire soumet son dossier avec l’original de l’Extrait de l’Office des Poursuites, il soumettra désormais une copie et seulement juste avant de signer le bail fournira l’original.

A. Contenu du dossier

  • La copie de l’original de l’Extrait de l’office des poursuites,
  • des informations sur l’honneur relatives à ses poursuites (avez-vous eu des poursuites dans les 2 ans ?)

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B. Obtenir l’original

Diverses solutions existent pour obtenir et vérifier l’original de l’extrait de l’office des poursuites

  1. Lorsque un candidat est pressenti comme préféré, l’appeler et lui demander de ‘venir apporter les originaux en personne des documents et pour vous poser quelques questions sur votre excellent dossier.’ Cette rencontre sera l’occasion d’obtenir l’original de l’extrait de l’office des poursuites mais seulement pour les quelques individus préférés.
  2. Une alternative au lieu de l’appeler pour qu’il vienne se présenter est d’utiliser l’option ‘contact’ qui permet d’envoyer un email. Le texte est pré-rempli et il suffira de lui dire d’apporter ou d’envoyer l’original au bureau.
  3. Enfin, la gérance peut lui demander d’apporter l’original pour vérification juste avant la signature du bail.

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Des informations extrêmement complètes sont demandées aux candidats lors de la soumission en ligne de leur dossier de location.

A. Introduction

D’une manière générale, il y a davantage d’informations dans la demande en ligne que dans votre ancien formulaire de gérance. Une série de questions sont bien sûr optionnelles et ont été ajoutée suite à une consultation avec les autorités fédérales compétences relatives à ce qu’il était acceptable de demander de manière obligatoire dans un dossier de location. A noter aussi que le formulaire est entièrement disponible en Français, Anglais, et Allemand côté candidats.

B. Configuration

Le contenu du dossier varie selon:

  • Le type d’objet (e.g. dossier pour parking est plus court qu’un dossier pour logement, les subventionnés requièrent des informations supplémentaires, etc.),
  • les réponses des candidats (e.g. une personne étrangère devra indiquer son permis de séjour, un employé devra joindre certains documents alors qu’un indépendant d’autres, etc.), et
  • la configuration propre à la gérance (e.g. visite obligatoire par défaut, documents requis ou optionnels selon l’agence, etc.).

C. Contenu

Le formulaire contient 7 pages/sections aux intitulés suivants:

dossierlocation-immodating-sections

Vous trouverez ci-dessous le contenu requis pour un logement dans la configuration standard.

1) Personnel

  • Individu (1 colonne par personne)
    • Type de dossier (seul, avec co-demandeur, avec conjoint)
    • Titre* (Madame, Monsieur), Nom*,  Prénom*, Date de naissance*
    • Nationalité*, Permis de séjour, Date d’expiration du permis
    • Etat civil*
  • Contact (1 colonne par personne)
    • Pays de résidence*, Canton*, Code postal*, Localité, Adresse
    • Tél mobile*, Tél fixe, Email (connu)
  • Logement actuel (1 colonne par personne)
    • Gérance actuelle*
    • Date d’emménagement
    • Motif du départ*

2) Finances

  • Données professionnelles (1 colonne par personne)
    • Type d’emploi*
    • Type de contrat de travail
    • Employeur*, Secteur
    • Revenu annuel net avant impôts* (tranches)
  • Garants
    • Avez-vous des garants (2 possibles)
    • Titre*, Nom*, Prénom*, Date de naissance, Nationalité*
    • Lieu de résidence: Pays*, Canton*, Adresse*, Localité*, Téléphone*
    • Revenu annuel brut avant impôts* (tranches)
  • Défauts de biens
    • Poursuites dans les 2 ans* (oui ou non)
    • Montant*, Mois et année*, Commentaires
  • Sociétés de recouvrement
    • Autorise la gérance à effectuer des analyses de solvabilité* (oui/non)

3) Ménage

  • Personnes à charges
    • Logement familial* (oui/non), Enfants (dates de naissance)
    • Autres personnes* (oui/non), Personnes (dates de naissance)
  • Animaux
    • Animaux* (oui/non), Type d’animaux
  • Véhicules
    • Avez-vous un véhicule*
    • Souhaitez-vous un parking* (type)
    • Type de véhicule, plaques

4) Motivation

  • Motivation
    • Photo
    • Quelques mots sur moi/nous
    • Motivation pour l’objet*
    • Personne référante connue de la régie
  • Visite
    • Date d’emménagement souhaitée*
    • Avez-vous visité ce bien*?
      • Si oui, date* et personne de contact*.
      • Si non, visiter pour continuer.

5) Dossier

  •  Dossier
    • Comment a pris connaissance objet
    • Remarques
  • Besoins
    • Souhaite recevoir d’autres offres de location (coche)
      • Type, Pièces, Loyer, Localité
  • Offres d’Immodating
    • Souhaite recevoir des offres d’Immodating relatives à
      • Garantie locative
      • Assurance RC
      • Déménagement
      • Agence de relocation

6) Documents

  • Remarques: 7 mb par fichier (PDF/Image), même document peut être mis plusieurs fois, selon les réponses des personnes le type de documents obligatoires varie.
  • Pièces d’identité, Permis de séjour, Attestation de résidence, etc.
  • Extrait de l’office des poursuites
  • Fiches de salaire 1/2/3, Certificat de salaire, Contrat de travail, etc.
  • Attestations services sociaux, attestation chômage, etc.
  • Dernier bilan daté et signé, décomptes pertes et profits daté signés
  • Assurance RC
  • Lettre de motivation, CV

7) Soumission

  • Récapitulatif
  • Accord avec les conditions de la gérance
  • Accord avec les conditions d’Immodating SA

D. Modifications

Le formulaire est en évolution permanente pour être conforme à la législation, facile d’utilisation, et répondre à vos besoins. Il est bien sûr configuré pour vos besoins avant le lancement pour votre gérance.

Peu de candidats nous soumettent des questions à ce sujet ce qui donne à penser que scanner les documents est une démarche gérable:

1) Un scanner n’est pas nécessaire pour soumettre ses pièces jointes. Un appareil photo numérique suffit pour faire une copie de très bonne qualité d’un document.
locataire-documents-cameraphoto

2) De plus, la population suisse est parmi une de celles avec la plus haute pénétration de ‘smartphone’ au monde (environ 60% en 2012). De très nombreuses personnes font donc une photo des documents avec leur smartphone avant de l’attacher en ligne.
locataire-documents-iphonephoto

3) Si ces 2 solutions ne suffisent pas, les candidats utilisent le scanner de leur employeur, demande de l’aide au bureau, ou utilisent un copy-shop spécialisé à cet effet (Migros Print, etc.).
locataire-documents-printshop

Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire les informations fournies aux candidats sur l’upload de documents.